1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
Waterblom Beheer B.V., handelend onder de naam Waterbloom, gevestigd aan de Nieuwe Rijn 8A, 2312 JB Leiden (KVK 28106188, btw-nummer NL814689693B02), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via waterbloom.nl, en.waterbloom.nl, het klantportaal en de gehoste dienst.
Vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je sturen naar sales@waterbloom.nl.
2. Voor wie geldt deze verklaring
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie Waterbloom persoonsgegevens verwerkt: bezoekers van de website, klanten die een hosting- of domeinpakket afnemen, gebruikers van het klantportaal, en mensen die contact opnemen via support.
3. Welke gegevens we verzamelen en waarvoor
| Categorie | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Bestel- en klantgegevens (hosting/domein) | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, (indien zakelijk) bedrijfsnaam en btw-nummer | Bestelling verwerken, dienst leveren, domein registreren, factureren | Uitvoering overeenkomst |
| Betaalgegevens | Betaalstatus en -referentie via Stripe; Waterbloom ziet zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens | Betaling verwerken en afhandelen | Uitvoering overeenkomst |
| Klantportaal-login | E-mailadres, IP-adres en tijdstip van inlogpogingen (magic link, geen wachtwoorden) | Veilig inloggen op het klantportaal, misbruik detecteren | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Support (tickets) | Naam, e-mailadres, klantnummer, berichten en eventuele bijlagen | Support- en serviceverzoeken afhandelen | Uitvoering overeenkomst |
| Meekijken bij een hulpvraag | Wat er op je eigen omgeving staat en wat je daar als eigenaar ziet, zoals pagina's, je cockpit en de gegevens die je daarin bijhoudt; plus een vastlegging van wanneer en op welk adres we hebben meegekeken | Je helpen als je om hulp vraagt of als er iets misgaat met je omgeving | Uitvoering overeenkomst |
| Aanmelding als tester | Voornaam, e-mailadres, (optioneel) telefoonnummer, je idee en hoe ver je daarmee bent | Contact met je opnemen over een testersplek en je op weg helpen | Toestemming |
| AI-functie op je eigen website | De tekst die je als eigenaar in een AI-functie op je site invult en het antwoord daarop; daarnaast het aantal aanroepen en het verbruik. De tekst zelf bewaren we niet, die gaat alleen door naar Claude (Anthropic) | De AI-functie uitvoeren en je verbruik en maandplafond bijhouden | Uitvoering overeenkomst |
| Inhoud van je omgeving en backend | Alles wat je zelf op je omgeving zet of in je backend laat opslaan, zoals pagina's, bestanden in je bibliotheek en de gegevens in je cockpit. Daar kunnen ook persoonsgegevens van anderen in staan, bijvoorbeeld van je eigen klanten of personeel | Je omgeving hosten, er dagelijks een back-up van maken en de dienst laten werken | Uitvoering overeenkomst |
| Websitebezoek (waterbloom.nl) | IP-adres, bezochte pagina, tijdstip, browser/besturingssysteem — uit de server-logs, geen cookies | Zicht houden op websiteverkeer en geautomatiseerd/bot-verkeer herkennen | Gerechtvaardigd belang |
| AI-verwerking | Voor zover een verzoek of tekst persoonsgegevens bevat en via Claude (Anthropic) wordt verwerkt, bijvoorbeeld bij interne automatisering | Ondersteunen van de dienstverlening en interne bedrijfsvoering | Gerechtvaardigd belang / uitvoering overeenkomst |
4. Hoe we aan die gegevens komen
Vrijwel alle gegevens geef je zelf aan ons door: bij het bestellen van een pakket of domein, bij het inloggen op het klantportaal, of bij het sturen van een supportvraag. Bezoekgegevens van de website ontstaan automatisch doordat elke webserver bijhoudt welke pagina's worden opgevraagd — dat gebeurt zonder cookies of clientside tracking, puur op basis van de server-logs.
5. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen met partijen die daarbij helpen de dienst te leveren, nooit voor eigen marketingdoeleinden van die partijen. Dit zijn de partijen die op dit moment gegevens namens Waterbloom verwerken:
| Partij | Rol | Voor |
|---|---|---|
| Stripe | Verwerker | Betalingen verwerken |
| TransIP | Verwerker / registrar | Domeinnamen registreren en beheren |
| Microsoft (Microsoft 365 / Graph) | Verwerker | Verzenden van e-mail vanuit het klantportaal |
| Anthropic (Claude) | Verwerker | AI-ondersteunde functies en interne automatisering |
| ipinfo.io | Verwerker | Herkennen van geautomatiseerd verkeer/bots op basis van IP-adres |
| OVH | Verwerker (hosting) | Hosten van de website, het klantportaal en de dienst (VPS in de EU) |
Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken. Voor zover dat gebeurt, zorgen we ervoor dat daar een passend wettelijk mechanisme aan ten grondslag ligt, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klant- en ordergegevens, facturen | Zolang je klant bent, plus 7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Supporttickets | 2 jaar na afhandeling van het ticket |
| Aanmeldingen als tester | Maximaal 1 jaar na je aanmelding; word je klant, dan gelden de termijnen voor klantgegevens |
| Verbruik van de AI-functie | Zolang je klant bent, plus de fiscale bewaarplicht voor zover het op een factuur komt |
| Inhoud van je omgeving en backend, en back-ups daarvan | Zolang je klant bent; na het einde van je abonnement verwijderen we je omgeving |
| Inlogpogingen / IP-koppeling voor klantherkenning | 90 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Website-bezoeklogs (server-logs) | Enkele weken |
| IP-herkomst-cache (bot-detectie) | 30 dagen |
| Vastlegging van meekijken | Zolang je klant bent |
7. Hoe we gegevens beveiligen
Toegang tot de servers en systemen is beperkt tot geautoriseerd beheer, wijzigingen aan de website en systemen worden vooraf getest en van een back-up voorzien, en het klantportaal gebruikt inlogkoppelingen (magic links) in plaats van wachtwoorden. Voor het overige verwijzen we naar de beveiligingsmaatregelen van de partijen in artikel 5, die voor hun eigen dienst verantwoordelijk zijn.
Gegevens van anderen in je omgeving. Zet je in je omgeving of backend persoonsgegevens van anderen, zoals gasten, klanten of personeel, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk en verwerkt Waterbloom die alleen namens jou, om je omgeving te hosten en er een back-up van te maken. We gebruiken ze niet voor iets anders.
Meekijken op je omgeving. Vraag je ons om hulp, of gaat er iets mis met je website of cockpit, dan kan Waterbloom op je eigen omgeving meekijken met dezelfde rechten als jij als eigenaar. Dat doen we alleen om je te helpen. Zo’n toegang vervalt na twee uur vanzelf, en we leggen elke keer vast wanneer en op welk adres we hebben meegekeken. We sturen je daar niet apart bericht over; wil je weten wanneer we hebben meegekeken, dan kun je dat bij ons opvragen. We gebruiken wat we daarbij zien niet voor andere doelen en delen het met niemand.
8. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Inzage — je kunt opvragen welke gegevens we van je hebben.
- Rectificatie — je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering — je kunt vragen om je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
- Beperking en bezwaar — je kunt de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken.
- Overdraagbaarheid — je kunt je gegevens in een overdraagbare vorm opvragen.
Je kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar sales@waterbloom.nl. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
De website waterbloom.nl plaatst geen cookies en gebruikt geen clientside trackingscripts. Websitebezoek wordt uitsluitend server-side gemeten via de logbestanden, zoals beschreven in artikel 3. Het klantportaal gebruikt een functionele sessiecookie om je ingelogd te houden nadat je bent ingelogd — dat is noodzakelijk om de dienst te laten werken en vereist geen toestemming.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe leverancier gebruiken of als de regelgeving wijzigt. De datum bovenaan deze verklaring laat zien wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt.